Pour bien gérer les dossiers salariés, il faut trois choses : un contenu cadré (ni trop, ni trop peu), des durées de conservation tenues et des accès limités à ceux qui en ont besoin. Un outil unique, où chaque profil ne voit que ce qui le concerne, rend cela praticable au quotidien. C'est ce que fait le dossier salarié de Percuto : il regroupe les documents RH au même endroit, avec des espaces distincts pour les salariés, les managers et les RH.
Cet article s'adresse aux responsables RH, aux dirigeants de PME et d'établissements multisites, et aux salariés qui veulent savoir ce que leur dossier contient. Il donne le contenu type, les règles de conservation, la méthode pour mettre de l'ordre et les critères pour choisir un logiciel.
En bref
- Le code du travail n'impose ni dossier individuel ni modèle unique : c'est à l'employeur de définir un contenu utile, limité aux données nécessaires.
- Certaines données n'ont rien à faire dans un dossier (opinions, appartenance syndicale, dossier médical) et les notes libres sont consultables par le salarié.
- Les durées de conservation varient selon les documents : 5 ans pour le registre unique du personnel après le départ, par exemple. Il faut les documenter dès la mise en place du traitement.
- La méthode tient en six étapes : périmètre, structure, responsabilités, numérisation, droits d'accès, contrôle.
- Un logiciel RH centralise les pièces, trace les validations et applique les droits d'accès par profil.
Table des matières
- Ce que contient un dossier salarié
- Six étapes pour gérer les dossiers salariés
- Combien de temps conserver les documents ?
- RGPD, sécurité et droits d'accès
- Choisir un logiciel de dossiers salariés
- Passer à Percuto
- Notre point de vue
- FAQ
- Sources
Ce que contient un dossier salarié
Première surprise pour beaucoup : le code du travail n'impose pas à l'employeur de tenir un dossier individuel pour chaque salarié ni n'en fixe le contenu. En pratique, toutes les entreprises en tiennent un, parce qu'il faut bien conserver le contrat, les bulletins de paie ou les justificatifs d'absence.
Le dossier regroupe en général :
- L'identification : état civil, coordonnées, pièce d'identité, justificatif de titre de travail le cas échéant.
- Le contrat et ses avenants, ainsi que la déclaration préalable à l'embauche.
- La paie : double des bulletins, éléments de rémunération.
- Le temps de travail et les absences : congés, arrêts, plannings, décomptes d'heures.
- La formation et les évaluations : attestations, entretiens professionnels.
- Les documents disciplinaires et ceux de fin de contrat : lettre de démission ou de licenciement, solde de tout compte, certificat de travail.
Cette liste correspond à ce que décrivent les professionnels du droit social. Elle n'est pas un modèle officiel : votre convention collective, votre secteur (restauration, santé, construction) ou votre organisation multisite peuvent ajouter des pièces, comme une habilitation ou un diplôme exigé pour le poste.
Ce qui n'a pas sa place dans le dossier
Il est interdit d'y faire figurer des données sur les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l'appartenance syndicale ou les mœurs. Le dossier médical n'y a pas non plus sa place : il relève du médecin du travail (LégiSocial).
Le principe de fond vient de la CNIL, l'autorité qui veille à la protection des données personnelles : l'employeur ne doit collecter que les données réellement nécessaires, au moment où le besoin se concrétise. Concrètement, on ne demande pas un RIB à un candidat avant l'embauche, ni la copie du livret de famille sans raison précise.
Un point de vigilance concerne les commentaires. Selon un cabinet spécialisé en conformité, la remarque qu'un manager saisit dans un champ de texte libre est une donnée personnelle que le salarié peut demander à consulter. Règle simple : n'écrire dans un dossier que des faits datés et objectifs, que vous seriez prêt à relire devant le salarié.
Six étapes pour gérer les dossiers salariés
Que vous partiez de classeurs, de dossiers partagés ou d'un tableur, la démarche est la même. À chaque étape, voici ce qu'elle demande et où elle dérape.
1. Cadrer le périmètre
Listez les documents que vous gardez, où ils se trouvent aujourd'hui (armoire, messagerie, disque partagé, outil de paie) et qui y touche. Les pièces éparpillées sont la première source d'oublis : un avenant dans la boîte mail d'un directeur de site, un certificat dans un tiroir.
Dans une organisation multisite, ce travail doit inclure chaque établissement. C'est pour ce cas que Percuto propose une gestion multisites : les informations du personnel sont centralisées, sans perdre la distinction entre les équipes.
2. Standardiser la structure et les intitulés
Définissez des rubriques identiques pour tous les dossiers (contrat, paie, absences, formation, fin de contrat) et une règle de nommage. Sans cela, personne ne retrouve « Contrat_final_v3 ». Une règle utile : un type de document, un intitulé, une date.
Dans Percuto, les documents RH sont rattachés au dossier de chaque salarié, ce qui évite de reconstituer l'historique à la main. Les modèles de documents RH à personnaliser, comme l'accusé de réception d'une démission, donnent aussi une base homogène.
3. Décider qui crée, valide et met à jour
Pour chaque famille de documents, nommez un responsable : les RH pour le contrat, le manager pour les évaluations, le salarié pour ses changements d'adresse ou de coordonnées bancaires. Sans propriétaire, la mise à jour ne se fait pas.
C'est là que Percuto s'appuie sur le circuit RH : chaque opération (documents, horaires, demandes) suit le circuit prévu, et les validations sont tracées. Vous pouvez dire à tout moment qui a validé quoi.
4. Numériser par vagues
N'essayez pas de tout scanner en une semaine. Commencez par les documents critiques : contrats et avenants, pièces d'identité, titres de travail, habilitations. Puis les nouveaux salariés dès leur arrivée, ensuite les archives des salariés encore présents. Les dossiers des anciens salariés, soumis à des durées de conservation, viennent en dernier.
Pour les arrivées, Percuto permet de préparer l'intégration d'un nouveau salarié depuis son dossier. Installation et formation sont incluses dans l'abonnement, sans frais supplémentaires : la bascule ne demande ni projet informatique ni budget de mise en route.
5. Paramétrer des droits d'accès différenciés
Un manager n'a pas besoin de voir la rémunération de ses voisins de service, et un salarié ne doit voir que son propre dossier. Les droits se définissent par profil, puis par site, puis par type de document. Sur papier, cela se règle avec une clé d'armoire, et mal. Dans un tableur partagé, presque pas du tout.
Percuto propose des espaces distincts pour les salariés, les managers et les RH, avec un paramétrage des droits d'accès : chacun accède aux fonctionnalités selon ses droits.
6. Contrôler régulièrement
Une fois par an, vérifiez trois choses : les dossiers incomplets, les documents arrivés à échéance de conservation et les droits d'accès des personnes qui ont changé de poste ou de site. Un départ de manager qui garde son accès est l'erreur la plus courante.
Combien de temps conserver les documents ?
C'est la question qui fait hésiter le plus, parce que les durées dépendent du document et de sa base juridique. Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel sur les durées de conservation des données RH (mis à jour le 20 mai 2026). Il distingue les durées imposées par un texte de celles qu'elle recommande. Selon l'analyse d'EDS, il ne crée pas d'obligation nouvelle, mais l'employeur qui s'écarte d'une durée recommandée doit être en mesure de justifier son choix.
Le principe posé par la CNIL : le dossier professionnel reste en base active pendant la relation de travail. Ensuite, il peut passer en archivage intermédiaire, à part et accessible seulement à des personnes habilitées, si l'employeur a une obligation de le garder ou veut conserver une preuve, dans la limite du délai de prescription applicable.
Quelques repères, avec leur source :
| Document | Durée | Source |
|---|---|---|
| Mentions du registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié | référentiel CNIL |
| Double du bulletin de paie détenu par l'employeur | 5 ans | guide RGPD du GHR (art. L. 3243-4 du code du travail) |
| Bulletins de paie, éléments fondant les cotisations | 6 ans après la DSN | analyse EDS du référentiel CNIL |
| Candidatures non retenues (archivage à titre de preuve) | 5 ans | analyse EDS du référentiel CNIL |
| Journaux d'accès des badges | 3 mois, ou 5 ans s'ils servent au suivi du temps de travail | analyse EDS du référentiel CNIL |
| Décompte des heures d'astreinte / forfaits | 1 an / 3 ans | guide RGPD du GHR (art. D. 3171-16) |
| Documents de litige (lettre de licenciement, dossier disciplinaire) | 2 ans au minimum conseillés | guide RGPD du GHR |
Deux remarques pour ne pas vous perdre. D'abord, plusieurs durées se superposent : un même bulletin de paie obéit à des règles de droit du travail, de sécurité sociale et de fiscalité. Dans le doute, retenez la plus longue qui s'applique et vérifiez-la sur le référentiel. Ensuite, la durée de conservation doit être définie dès la mise en place du traitement, et le salarié doit en être informé. Une durée qui n'est écrite nulle part n'existe pas aux yeux de la CNIL.
Si vous vous demandez si le papier vous dispense de tout cela : non, les mêmes règles s'appliquent à un classeur. Mais sur papier, personne ne vous alerte quand un document arrive à échéance.
RGPD, sécurité et droits d'accès
La CNIL demande à l'employeur d'informer les salariés de plusieurs éléments : qui est responsable du fichier, pourquoi les données sont collectées, sur quelle base légale, quels sont les destinataires, quelle est la durée de conservation, et comment exercer leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, y compris la possibilité de saisir la CNIL. Ces points figurent sur la page de la CNIL consacrée à la gestion du personnel. Une mention d'information remise à l'embauche, et rappelée dans votre politique interne, suffit en général à les couvrir.
La même page rappelle deux exigences pour les accès : limiter la consultation aux personnes habilitées et enregistrer les actions effectuées, c'est-à-dire qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi. C'est précisément ce qu'un classeur ou un dossier partagé ne sait pas faire, et ce qu'un outil RH bien paramétré apporte. Côté Percuto, l'hébergement des données RH et la gestion des accès sont détaillés sur la page sécurité des données.
Choisir un logiciel de dossiers salariés
Quand le nombre de salariés, de sites ou de demandes dépasse ce qu'un tableur peut suivre, un logiciel devient un gain net. Voici les critères qui comptent pour un responsable RH de PME ou d'établissement.
- Un dossier unique par salarié, avec contrat, documents, absences et horaires rattachés, plutôt que des fichiers séparés.
- Des droits d'accès par profil : salarié, manager, RH, avec possibilité de limiter par site.
- La traçabilité : qui a ajouté, validé ou consulté un document.
- Un lien avec la paie : l'export des variables évite de ressaisir les heures et les absences.
- Une prise en main simple pour les équipes de terrain, qui n'ont pas de poste de bureau.
- Un coût clair : installation, formation et support compris ou non.
Percuto répond à ces critères : dossiers salariés centralisés, documents RH, espaces et droits par profil, traçabilité des validations, export des variables de paie, gestion multisites. Il traite aussi dans le même outil les congés et absences, le planning et le pointage des heures. Les justificatifs d'absence et les décomptes d'heures arrivent donc directement dans le dossier, sans circuit parallèle.
Pour les salariés, l'intérêt est concret : retrouver ses documents sans solliciter les RH, déposer un justificatif, demander un congé et suivre la réponse depuis son espace, comme l'explique l'aide. Pour les RH, c'est du temps récupéré sur la recherche de pièces et sur les relances.
Les secteurs où cela change le plus
Commerce, restauration, hôtellerie, santé, construction : ce sont les secteurs où les équipes tournent, où les contrats évoluent vite et où les sites sont multiples. Un responsable d'hôtel qui gère des saisonniers, des temps partiels et des remplacements a tout intérêt à ce que chaque contrat et chaque avenant soit au même endroit. La page RH et planning pour l'hôtellerie détaille ce cas.
Passer à Percuto
Percuto est une solution française de gestion RH et des temps de travail, proposée en abonnement mensuel selon l'effectif. Elle est vendue en offre unique, avec installation, formation et support inclus dans l'offre, sans frais supplémentaires. Vous trouverez le détail sur la page tarifs.
Pour voir comment un dossier salarié s'organise concrètement, la page dossiers RH pour PME présente les fonctionnalités, et le centre d'aide dédié aux dossiers et documents montre les manipulations au quotidien. Pour les définitions, le glossaire du dossier salarié pose les bases.
Notre point de vue
Un dossier salarié n'est pas un classeur : c'est la mémoire de la relation de travail. Il sert à prouver, à retrouver et à protéger, le salarié comme l'employeur.
Ce que nous voyons dans notre conception de Percuto, c'est que la qualité d'un dossier tient moins au nombre de documents qu'au circuit qui les produit. Quand chaque document, chaque horaire et chaque demande passe par le circuit RH prévu, la validation est tracée, et le dossier se constitue presque sans effort.
Nous pensons aussi que la confidentialité est une question de rôles. Les RH, les managers et les salariés n'ont pas les mêmes besoins : chacun doit accéder à ce qui le concerne, et à rien d'autre. C'est pourquoi Percuto propose des espaces distincts avec des droits d'accès paramétrables, y compris pour les organisations multisites.
Enfin, un outil RH ne doit pas ajouter du travail. C'est pourquoi l'installation et la formation sont incluses : les équipes RH consacrent leur temps à leurs collaborateurs, pas à la recherche de pièces.
Enzo
FAQ
Un employeur est-il obligé de tenir un dossier pour chaque salarié ?
Le code du travail n'impose ni dossier individuel ni contenu type, selon LégiSocial. En revanche, certains documents sont obligatoires, comme le registre unique du personnel ou les bulletins de paie. Il est donc dans l'intérêt de l'employeur de réunir ces pièces dans un dossier par salarié.
Un salarié peut-il consulter son dossier ?
Oui. Le salarié dispose d'un droit d'accès et de rectification sur les données qui le concernent, et l'employeur doit l'en informer, selon la CNIL. Cela vaut aussi pour les commentaires rédigés par un manager. Le dossier doit donc ne contenir que des éléments factuels et nécessaires.
Que faire des dossiers des anciens salariés ?
Ils passent en archivage intermédiaire, séparé de la base active et accessible à des personnes habilitées, si une obligation légale ou un besoin de preuve le justifie, selon le référentiel de la CNIL. Les mentions du registre unique du personnel restent 5 ans après le départ. Passé les délais, les données doivent être supprimées.
Peut-on dématérialiser tous les documents ?
Oui, à condition de respecter les mêmes règles qu'au format papier : contenu limité, durées de conservation définies, accès restreint et traçabilité. Pour le bulletin de paie remis sous forme électronique, un guide spécialisé indique que l'employeur doit garantir l'accès du salarié pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans. Pour une mise en place pratique, voyez le dossier salarié Percuto.
Sources
- Quel est le contenu du dossier du salarié ? (LégiSocial)
- Dossier du personnel RGPD : durées et pièces autorisées (swim.legal)
- Collecte des données de vos salariés (economie.gouv.fr)
- Référentiel CNIL sur les durées de conservation RH
- Durées de conservation RH : le référentiel de la CNIL (EDS)
- Guide RGPD 2023 du GHR
- Obligations en matière de protection des données (Entreprendre.service-public.gouv.fr)
- Les règles pour la gestion du personnel (CNIL)
- Durées de conservation des données RGPD : tableau complet (rgpdkit.fr)